e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-Fatura ve e-Arşiv fatura, Türkiye'de elektronik belge sisteminin iki temel bileşenidir. Her ikisi de dijital ortamda düzenlense de, kullanım alanları, alıcı profilleri ve iletim yöntemleri bakımından önemli farklılıklar taşır.
e-Fatura Nedir?
e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen UBL-TR formatında düzenlenen ve yine GİB üzerinden alıcısına iletilen elektronik faturadır. Sadece e-fatura mükellefi olan alıcılara kesilebilir.
e-Fatura sistemi, faturanın gönderilmesi ve alınması sürecini tamamen dijitalleştirir. Gönderici ve alıcı arasındaki iletim, GİB'in merkezi sistemi üzerinden gerçekleşir.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan müşterilere veya bireysel tüketicilere (B2C) kesilen elektronik fatura türüdür. Fatura, e-posta veya indirilebilir link aracılığıyla alıcıya iletilir.
e-Arşiv fatura, kağıt faturanın dijital karşılığıdır ve aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Faturanın bir nüshası entegratör tarafından GİB'e raporlanır.
Alıcınız e-fatura mükellefi ise e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekir. Ekofatura bunu sizin için otomatik olarak algılar.
Temel Farklar: e-Fatura vs e-Arşiv Fatura
| Özellik | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı Profili | e-Fatura mükellefi kurumlar | e-Fatura mükellefi olmayan kurum ve bireyler |
| İletim Yöntemi | GİB merkezi sistemi üzerinden | E-posta veya indirilebilir link |
| Format | UBL-TR XML | XML + PDF görüntüsü |
| GİB'e Raporlama | Anlık (gerçek zamanlı) | Günlük/aylık raporlama |
| Red/Kabul Süreci | Var (ticari faturalarda) | Yok |
| Yasal Geçerlilik | Tam geçerli | Tam geçerli |
| Saklama Yükümlülüğü | 10 yıl | 10 yıl |
Hangi Durumlarda Hangisi Kullanılır?
e-Fatura Kullanın
Alıcınız GİB'de e-fatura mükellefi olarak kayıtlıysa, e-fatura düzenlemeniz zorunludur.
e-Arşiv Fatura Kullanın
Alıcınız e-fatura mükellefi değilse veya bireysel bir tüketiciyse e-arşiv fatura düzenlemeniz gerekir.
e-Fatura Mükellefi Nasıl Sorgulanır?
Fatura kesmeden önce alıcınızın e-fatura mükellefi olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir. Bunu yapmanın iki yolu vardır:
- GİB Sorgulama Ekranı: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesinden VKN/TCKN ile sorgulama yapabilirsiniz.
- Ekofatura Otomatik Kontrol: Ekofatura'da fatura oluşturulurken alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığı otomatik kontrol edilir ve doğru belge türü seçilir.
Sıkça Yapılan Hatalar
- e-Fatura mükellefi olana e-arşiv kesmek: Bu durum cezai yaptırıma sebep olabilir. Alıcı e-fatura mükellefi ise mutlaka e-fatura düzenlemelisiniz.
- İki sistem arasında karıştırma: Her iki belge türü de geçerli olsa da, yanlış türde fatura kesmek usulsüzlük sayılır.
- Arşivleme yükümlülüğünü ihmal etmek: Her iki belge türü de 10 yıl boyunca saklanmalıdır.
e-Fatura mükellefi olan bir alıcıya e-arşiv fatura düzenlenmesi, özel usulsüzlük cezasına neden olabilir. Fatura kesmeden önce mutlaka mükellef sorgulaması yapın.
Ekofatura ile Doğru Fatura Türünü Otomatik Seçin
Ekofatura bulut tabanlı ön muhasebe programı, fatura oluştururken alıcının e-fatura mükellefi olup olmadığını otomatik olarak sorgular ve doğru belge türünü sizin için seçer. Böylece yanlış fatura türü kesme riskini sıfıra indirirsiniz.
Sonuç
e-Fatura ve e-Arşiv fatura, birbirini tamamlayan iki elektronik belge türüdür. Doğru belge türünü seçmek hem yasal uyumluluk hem de işletme güvenliği açısından kritik önem taşır.
Ekofatura ile her iki belge türünü de tek platform üzerinden kolayca yönetebilir, otomatik mükellef sorgulaması ile hatasız fatura kesebilirsiniz.
e-Fatura ve e-Arşiv Yönetimini Kolaylaştırın
Ekofatura ile e-fatura ve e-arşiv faturalarınızı tek platformdan yönetin. Otomatik mükellef sorgulaması, 15 gün ücretsiz deneme.
Ücretsiz Deneyin